Scatta il primo gennaio 2019 l'obbligo di emettere, ricevere ed archiviare fatture elettroniche per tutte le imprese (incluse le società sportive dilettantistiche), le associazioni (anche senza partita IVA, di ogni tipo, compresi i futuri ETS) ed i liberi professionisti (ad eccezione dei “minimi” e dei “forfettari”). Innanzitutto, la fattura elettronica non consiste in un file allegato ad una mail, ma in un sistema di fatture emesse secondo un linguaggio standard, firmate digitalmente e conservate in digitale.

In particolare:

• implica la necessità di creazione della fattura in formato XML
• prevede l’obbligo di invio della fattura al Sistema di Interscambio di Agenzia delle Entrate, il quale la trasmetterà al cliente attraverso il codice destinatario/indirizzo PEC apposto su di essa
• dispone la necessità di archiviazione digitale (ai fini civilistici e fiscali) per dieci anni

In tal modo si viene a creare un percorso standardizzato grazie al Sistema di interscambio (Sdi) in base al quale:

• la fattura elettronica deve essere compilata tramite un software ad hoc
• su di essa dovrà essere apposta, salvo eccezioni, una firma elettronica (digitale qualificata) dal soggetto che la emette o dal suo intermediario
• l’emissario della fattura dovrà inviarla al cliente destinatario tramite il sistema di interscambio che ne verificherà integrità e correttezza di contenuto
• dopo controlli tecnici automatizzati, il sistema di interscambio provvederà ad inoltrare la fattura al destinatario cui è indirizzata (in caso di scarto si considererà non emessa fin dall’origine e dovrà essere riemessa entro cinque giorni).

La nuova procedura prevede che la fattura venga generata in formato XML, l’unico consentito per permettere l’invio al sistema di interscambio, il quale si occuperà dopo le verifiche del caso di recapitarla al destinatario.

Per sapere a chi inoltrare la fattura elettronica, il sistema utilizzerà diverse modalità in funzione del tipo di destinatario; in particolare verranno utilizzate metodologie differenti a seconda del fatto che si tratti di fattura elettronica indirizzata a:

• pubblica amministrazione (individuata da un codice univoco ufficio di sei caratteri, che andrà inserito obbligatoriamente in fattura);
• B2B (ossia tra operatori economici, per i quali andrà indicata in fattura la PEC o il codice destinatario Sdi qualora si avvalgano di un intermediario)
• B2C (ovvero tra un operatore economico e un privato)

Una volta predisposta la fattura in formato XML sarà necessario, salvo eccezioni, sottoscrivere il file mediante firma elettronica digitale qualificata, per poi inviarlo al destinatario attraverso il sistema d’interscambio.

IL CICLO ATTIVO

Esistono tre modalità per inviare una fattura elettronica:

• mediante un software che generi il file XML su cui apporre la firma digitale per poi caricare manualmente il file sul sistema di interscambio;
• mediante un software che generi il file XML, su cui apporre la firma digitale per poi spedirlo via PEC al sistema di interscambio;
• mediante un software che generi il file XML, su cui apporre la firma digitale per poi spedirlo automaticamente al sistema di interscambio

IL CICLO PASSIVO

Per ricevere le fatture elettroniche è possibile:

• scaricare la fattura dal sito dell’Agenzia delle Entrate, quindi convertire il file XML con un software;
• ricevere la fattura via PEC, da convertire in un formato facilmente leggibile tramite apposito software;
• utilizzare un software che tramite sistema di interscambio riceva e converta le fatture elettroniche. Sarà quindi lo stesso sistema di interscambio a far pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici, mentre al cliente destinatario non resterà che importarla/scaricarla e registrarla nella propria contabilità

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE

La normativa stabilisce che le fatture elettroniche debbano essere conservate ai fini civilistici ed a quelli fiscali per dieci anni, sia da chi le emette sia da coloro che le ricevono. Ciò implica che, poiché il Sdi adempie all’obbligo di conservazione ai soli fini fiscali, le imprese ed i professionisti dovranno provvedere all’obbligo di conservazione a fini civilistici delle fatture elettroniche in modo indipendente. Questa conservazione non va confusa con l’archiviazione su servizi come Drive, Dropbox e simili, ma si configura come una procedura all’interno del sistema informatico in grado di conferire valore legale nel tempo ad un documento informatico.

ASSOCIAZIONI CON SOLO CODICE FISCALE

Le fatture elettroniche ricevute dai soggetti privi di partita IVA (ovverosia da quelli che svolgono solo attività istituzionale e non anche attività commerciali marginali o connesse) avranno uno spazio dedicato nel sito di Agenzia delle Entrate dove potranno essere consultate e scaricate; in alternativa potranno chiedere l’invio tramite PEC o avvalersi di un software specifico per il recapito di tutte le fatture passive.

L’obbligo ad attenersi alla nuova regolamentazione varierà a seconda del fatto che l’ETS sia titolare o meno di partita IVA: per gli ETS titolari di partita IVA vi sarà sicuramente l’obbligo di scegliere l’indirizzo telematico tramite cui far partire e ricevere le fatture elettroniche, per gli ETS titolari di solo codice fiscale si registra qualche incertezza (vedi comunicato stampa https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/agenzia/agenzia+comunica/comunicati+stampa/tutti+i+comunicati+del+2018/cs+settembre+2018/cs+27092018+cs+e-fattura).

Per gli ETS senza partita IVA non è necessario, almeno per ora, avere un indirizzo telematico tramite cui ricevere fatture elettroniche da parte dei fornitori.

Su questo e su altri aspetti riguardanti l’entrata in vigore della fatturazione elettronica, è possibile domandare informazioni e consulenze al CSV.